Điều này đáp ứng yêu cầu thứ hai - Lô Đề Nohu76

Hệ thống hiệu quả gây ảo giác

Mãi đến khi cuối cùng tôi có chút thời gian rảnh rỗi, tôi mới bắt đầu suy nghĩ liệu hệ thống này thực sự có giúp ích cho mình hay không. Đọc qua nhiều bài phê bình về các phương pháp tăng năng suất và người dùng các công cụ hiệu suất, tôi tự hỏi liệu mình có đang rơi vào cái gọi là “ảo giác hiệu suất”, lãng phí thời gian và công sức một cách không cần thiết.

Gần đây, tôi đang đọc cuốn sách “Giao Tiếp Không Bạo Lực” và có một chương nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định rõ ràng “các nhu cầu” trong giao tiếp giữa người với người. Tôi nhận ra rằng mâu thuẫn giữa con người và công cụ có thể xuất phát từ việc không xác định rõ ràng “nhu cầu”.

Lúc đó, tôi rất khẩn trương muốn giải quyết vấn đề “quá nhiều việc khó cân bằng”, nên tôi nghĩ rằng nhu cầu của mình chỉ đơn giản là “một phương pháp quản lý tất cả các công việc của mình”. Tuy nhiên, mô tả rộng rãi và trừu tượng này không phải là một yêu cầu cụ thể, mà chỉ là một vấn đề cần giải quyết.

Nếu phân tích kỹ hơn, tôi sẽ hiểu rằng nhu cầu thực sự của mình là:

1. Thu thập lại những công việc hiện tại chưa thể hoàn thành.
2. Phân bổ thời gian cụ thể cho mỗi công việc.
3. Chia nhỏ các công việc lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn và phân bổ thời gian riêng cho từng phần.

Khi đó, tôi vẫn chưa hiểu rõ nhu cầu của chính mình, vì vậy tôi đã xây dựng một hệ thống trông có vẻ hiệu quả nhưng thực tế lại khá phức tạp.

Thủ phạm: Thứ tự ưu xèng hoa quả đổi thưởng tiên

Hầu hết các ứng dụng quản lý lịch trình và danh sách việc cần làm đều cho phép người dùng gán “thứ tự ưu tiên” cho các công việc. Nói một cách dễ hiểu, đó là việc sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để xác định thứ tự thực hiện.

Khi nói đến yếu tố quan trọng và khẩn cấp, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến phương pháp nổi tiếng “Bốn Tượng Lim”. Phương pháp này chia mọi công việc thành bốn nhóm: “Quan trọng và khẩn cấp”, “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”, “Không quan trọng nhưng khẩn cấp” và “Không quan trọng và không khẩn cấp”. Dida Checklist liên kết bốn nhóm này với bốn mức ưu tiên: cao, trung bình, thấp và không ưu tiên.

Chẳng hạn, kỳ thi cuối kỳ là một việc “quan trọng và khẩn cấp”, đọc sách là một việc “quan trọng nhưng không khẩn cấp”, tham gia cuộc họp toàn trường là một việc “không quan trọng nhưng khẩn cấp”, và đi chơi với bạn bè là một việc “không quan trọng và không khẩn cấp”.

Nhưng liệu cách phân loại này thực sự có ích hay không? Giả sử hôm nay tôi đã hẹn bạn bè đi chơi vào buổi chiều, liệu tôi có nên hủy kế hoạch này chỉ vì đọc sách có mức ưu tiên cao hơn không? Hoặc nếu tôi đột ngột nhận được một thông báo công việc “không quan trọng nhưng khẩn cấp” với hạn chót vào ngày mai, liệu tôi có nhất thiết phải làm ngay thay vì đợi đến sáng hôm sau?

Có lẽ “thứ tự ưu tiên” chỉ thực sự hữu ích khi được xem xét cùng với các yếu tố khác. Khi có đủ thời gian, chúng ta có thể cho phép mình thực hiện những công việc có mức ưu tiên thấp hơn trước. Nếu khối lượng công việc ít, chúng ta có thể trì hoãn một chút thay vì tạo áp lực buộc mình phải hoàn thành ngay lập tức.

Với suy nghĩ này, tôi cần cân nhắc ba yếu tố khi quản lý công việc: “thứ tự ưu tiên”, “thời gian có sẵn” và “khối lượng công việc”.

Ý tưởng nghe có vẻ tốt, nhưng khi áp dụng vào thực tế thì dễ mắc lỗi. Khi chuyển sang sử dụng Notion để quản lý công việc, tôi đã thêm “khối lượng công việc” làm thuộc tính cần thiết của mỗi nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là khi thêm một công việc mới, tôi không chỉ cần đặt mức ưu tiên mà còn phải đánh giá khối lượng công việc. Đối với những công việc tự nguyện hoặc không được giao trực tiếp, tôi cũng cần đặt thời hạn thúc đẩy bản thân.

Sau đó, để chia nhỏ công việc, tôi đã tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Notion để lưu trữ các nhiệm vụ con và sử dụng tính năng Formula của Notion để tính toán tỷ lệ hoàn thành của các nhiệm vụ con này nhằm biểu thị tiến độ tổng thể của công việc. Ngoài ra, tôi còn viết thêm một lớp logic để xử lý trường hợp công việc không có nhiệm vụ con nhưng có thời gian bắt đầu, lúc đó tôi sẽ sử dụng tiến độ thời gian để biểu thị tỷ lệ hoàn thành.

Từ đó, tôi đã thiết lập một hệ thống theo dõi tiến độ. Trong một chế độ xem của cơ sở dữ liệu, tôi sử dụng chức năng sắp xếp tự động của Notion để áp dụng bốn tầng logic sắp xếp dựa trên bốn yếu tố đã đề cập: mức ưu tiên cao nhất, khối lượng công việc nhỏ nhất, thời hạn gần nhất và tiến độ còn lại ít nhất. Công việc đáp ứng tốt nhất các tiêu chí này sẽ được đặt lên đầu danh sách.

Như vậy, một nhiệm vụ giờ đã có năm thuộc tính: mức ưu tiên, khối lượng công việc, thời hạn, thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành.

Tuy nhiên, việc đánh giá mức ưu tiên và khối lượng công việc của một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng dễ dàng. Chúng ta có thể dễ dàng thấy rằng lấy hàng là một công việc có mức ưu tiên thấp và khối lượng công việc nhỏ. Nhưng nếu điểm lấy hàng xa nhà mình quá nhiều? Hay nếu lịch trình hôm đó quá dày đặc, việc dành thời gian lấy hàng có thể cản trở các hoạt động khác? Hay nếu gói hàng đó rất quan trọng và không lấy kịp sẽ gây hậu quả xấu? Khi gặp những tình huống như vậy, chúng ta nên đánh giá mức ưu tiên và khối lượng công việc như thế nào?

Thời hạn thường dễ xác định hơn. Nhưng đối với các công việc tự nguyện, chúng ta có thể muốn tránh việc kéo dài quá lâu và cần đặt thời hạn để thúc đẩy bản thân. Hoặc với những công việc mà chúng ta có thể tự quyết định thời hạn, việc chọn một ngày cụ thể trở nên phức tạp. Chúng ta thường cố gắng tránh để các thời hạn quá gần nhau hoặc trùng lặp, nghĩa là chúng ta cần cân nhắc các thời hạn của các công việc khác và đảm bảo rằng khối lượng công việc phù hợp với thời gian được chọn.

Tiến độ dường như được theo dõi tự động, nhưng như một thuộc tính, nó ảnh hưởng đến cách chúng ta đặt thời hạn và thời gian thực hiện cho các công việc khác. Và khi chia nhỏ công việc, chúng ta cũng cần đảm bảo rằng các công việc con có khối lượng công việc tương đương, không để một công việc con chiếm quá nửa tổng khối lượng nhưng khi hoàn thành chỉ hiển thị 10% tiến độ.

Khi tôi bắt đầu suy nghĩ về cách sử dụng đúng mức “thứ tự ưu tiên”, mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Tất cả bắt nguồn từ việc các công cụ hiệu suất vốn dĩ đã có sẵn tùy chọn “thứ tự ưu tiên”, và tôi không thể kiềm lòng mà không điền vào.

Tin tưởng vào trực giác

Rất nhiều lúc, việc lượng hóa mọi thứ là không cần thiết; điều này chỉ mang lại cho chúng ta cảm giác an tâm (tất nhiên, đôi khi chúng ta cần chính cảm giác an tâm ấy, nhưng đó là chuyện khác).

Các công cụ hiệu suất thường cung cấp tùy chọn thứ tự ưu tiên và các chức năng như theo dõi tiến độ dự án vì mục đích hỗ trợ teamwork. Mục tiêu là giảm thiểu sai sót trong quy trình làm việc và giúp mọi thành viên trong nhóm nắm rõ tiến độ dự án.

Đối với người dùng cá nhân, những chức năng này thường là gánh nặng. Vì tất cả công việc đều do mình thực hiện, mỗi nhiệm vụ đều do mình thêm vào, nên mình rất rõ tầm quan trọng, khối lượng công việc và tiến độ hiện tại của từng nhiệm vụ. Điều duy nhất cần nhắc nhở thường xuyên có lẽ chỉ là thời hạn.

Trong trường hợp này, chúng ta không cần phải ý thức về thứ tự ưu tiên hay các yếu tố khác, mà có thể dựa vào trực giác để đưa ra quyết định.

“Thôi, cuốn sách này để mai đọc, tối nay muốn ra ngoài chơi với bạn.”

“Có hơi căng não vừa rồi, bây giờ muốn làm việc Lô Đề Nohu76 gì nhẹ nhàng hơn, để tạm cái bài tập này lại đã.”

“Mệt quá, nhưng công việc này mai là hạn rồi, phải làm nhanh thôi.”

Những phán đoán như vậy là hợp lý, chứ không phải “Việc này bị hệ thống quản lý công việc của tôi xếp cuối danh sách, nên xin lỗi, tôi không thể đi chơi với bạn ngay bây giờ.”

Tất nhiên, trực giác cũng cần được xây dựng từ kinh nghiệm. Nếu thiếu hiểu biết về một loại công việc nào đó, chúng ta dễ đưa ra quyết định sai lầm – ví dụ, nghĩ rằng việc này có thể hoàn thành trong nửa giờ nhưng kết quả lại mất hai giờ làm PowerPoint. Những tình huống như vậy xảy ra rất phổ biến.

Cách đưa ra quyết định tốt hơn và cách nâng cao hiệu suất làm việc thực sự không phải chủ đề của bài viết này.

Hệ thống quản lý đơn giản và linh hoạt hơn

Đây là hệ thống quản lý công việc mà tôi đang sử dụng, được tạo ra trên nền tảng Notion.

!Phần nội dung cần giữ bí mật, vì vậy đã che phủ bằng hình đen

Phần nội dung cần giữ bí mật, vì vậy đã che phủ bằng hình đen

Đối với các công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, tôi sử dụng ứng dụng Nhắc Nhở của Apple để hỗ trợ, phòng ngừa việc quên. Chỉ cần một câu lệnh qua Siri là xong, mắt không cần rời khỏi màn hình. Còn những cuộc họp và hoạt động “không quan trọng nhưng khẩn cấp”, tôi sẽ đặt thẳng vào Lịch của Apple, không cần thông qua hệ thống này.

1. Thu thập lại những công việc hiện tại chưa thể hoàn thành.
2. Phân bổ thời gian cụ thể cho từng công việc.
3. Chia nhỏ các công việc lớn thành nhiều nhiệm vụ và phân bổ thời gian riêng cho từng phần.

Tôi không cần mức ưu tiên hay các tham số khác để thỏa mãn nhu cầu của mình.

Nếu một công việc cần lên kế hoạch và liên quan đến các hành động như chuẩn bị trước, tra cứu tài liệu, v.v., thì trước tiên sẽ được đặt vào hộp thu thập, sau đó mới được sắp xếp và phân bổ thời gian cụ thể; nếu có thể làm ngay mà không mất quá nhiều thời gian, tôi sẽ thực hiện ngay hoặc thiết lập Nhắc Nhở của Apple. Điều này đáp ứng yêu cầu đầu tiên.

Trong danh sách “Tiếp Theo”, tất cả các công việc đều được lấy ra từ hộp thu thập, thuộc nhóm thời gian cận kề hoặc trạng thái được đặt là Đang Thực Hiện. Hầu hết các công việc đều được phân bổ thời gian cụ thể, thường theo đơn vị ngày; một số công việc không quá gấp nên chưa được phân bổ ngay. Mỗi buổi sáng, tôi sẽ kiểm tra danh sách này và ghi lại những việc cần làm trong ngày trên một tờ giấy ghi chú. Điều này đáp ứng yêu cầu thứ hai.

Đối với các công việc lớn, tôi thường đặt chúng thành “dự án”, hoàn thành dự án này đòi hỏi phải hoàn thành nhiều “nhiệm vụ”. Đặt dự án giúp nhắc nhở mình về những gì đang làm, sau khi hoàn thành sẽ có sản phẩm rõ ràng và cảm giác thành tựu mạnh mẽ hơn so với các nhiệm vụ thông thường. Điều này đáp ứng yêu cầu thứ ba.

Phía bên trái danh sách “Tiếp Theo” là danh sách “Mục Tiêu”. Tôi tham khảo mô hình OKR (Objectives + Key Results), nếu mở trang mục tiêu, bạn sẽ thấy các dự án tương ứng với mục tiêu đó, tức là các kết quả then chốt của mục tiêu. Khi thúc đẩy dự án, mình cũng hiểu rằng mình đang làm điều này vì mục tiêu nào. Đây không phải là “yêu cầu” ban đầu được xác định, mà là một chức năng đáng giữ lại mà tôi phát hiện trong quá trình khám phá.

Như bạn có thể thấy, tôi đã hoàn toàn loại bỏ mức ưu tiên và các tham số khác được sử dụng để đánh giá thứ tự thực hiện công việc. Thực tế, đối với tôi, hệ thống này chỉ dùng để quản lý công việc chứ không quyết định mình nên làm gì ngay lúc này. Nó giúp tôi hiểu rõ hơn về những gì mình cần và nên làm, bước tiếp theo hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của chính mình.

Hơn nữa, quy trình sử dụng hệ thống này vô cùng mượt mà. Mỗi khi tôi có ý tưởng hành động hoặc nhận được công việc được giao, tôi sẽ ghi lại thông tin liên quan vào hộp thu thập. Nội dung thông báo, các tệp liên quan và liên kết cũng có thể được đặt vào trang tương ứng. Sau đó, trong một khoảng thời gian cố định, tôi sẽ sắp xếp nội dung này và phân bổ một khoảng thời gian chung. Nếu một ngày nào đó công việc xuất hiện trong danh sách “Tiếp Theo”, điều đó có nghĩa là công việc đã đến gần, tôi sẽ ghi lại nó trong kế hoạch ngày hôm đó vào buổi sáng và, nếu cần, nhờ Siri nhắc nhở mình vào thời điểm cố định.

Hệ thống này không đảm bảo rằng hiệu suất làm việc của tôi sẽ tăng vượt bậc (có gì có thể làm được điều đó?), nhưng nó thực sự thỏa mãn nhu cầu của tôi, giúp tôi có mục tiêu hơn, tránh được các bước dư thừa như việc đặt mức ưu tiên khi sử dụng công cụ hiệu suất, đồng thời giúp tôi có cảm giác kiểm soát tốt hơn về thời gian.

Xác định rõ nhu cầu, sử dụng nguyên tắc dao cạo Occam để loại bỏ các bước không cần thiết, giữ lại quyền kiểm soát cho bản thân thay vì tạo ra một “trùm máy móc” tự phân công công việc – có lẽ đây mới là cách mà người bình thường nên xây dựng hệ thống tự quản lý của mình.